Soluciones

Si la jornada de trabajo es poco menos que frenética, todavía es más importante mantener el archivo al día. Puede parecer paradójico, pero es indispensable. Si tiene muchas cosas que hacer y poco tiempo que dedicar no debería perder más horas de trabajo buscando documentos.

Mantener la mesa organizada es un paso de gigante para reducir el estrés. Cuando el campo de visión está dominado por montañas de documentos es imposible no sentir cierta opresión y perder la concentración. Además, piense en el tiempo que se ahorrará cuando encuentre los documentos a la primera, ya sean en papel o electrónicos.

Organización en la mesa

Los únicos documentos que deberían estar sobre la mesa de trabajo son aquellos que requieren su atención inmediata. Todo lo demás debería encontrarse junto a la mesa o detrás de ésta, dentro de archivadores de carpetas colgantes o en carpetas Leitz.

Los sistemas de archivado mediante carpetas colgantes permiten introducir y extraer los documentos con la misma facilidad. Son muy flexibles, por eso se encuentran actualmente en la mayoría de oficinas.

Los sistemas de carpetas permiten adherir al lomo atractivas etiquetas creadas fácilmente con Easyprint, ayudan a tener una visión de conjunto del archivo y se consultan rápidamente. Sus hojas divisorias facilitan la separación y la agrupación del contenido. Y gracias a su mecanismo de palanca exclusivo, las hojas se pueden insertar y retirar fácilmente una vez tras otra.

Disponemos de muchas más soluciones inteligentes para ayudarle a organizarse fácilmente, por ejemplo los archivadores Active, ideales si debe ausentarse de la oficina.

We offer many more great solutions to address most any organisational challenge – for example the Active File for when you’re out of the office.

Organización en el ordenador

Cada proyecto debería disponer de una carpeta o subcarpeta en la que ir guardando toda la información importante. También es muy importante definir una estructura de subcarpetas y datos práctica y eficiente en cada archivo. Cuando dé nombre a los archivos debería optar por descripciones que le permitan conocer exactamente el contenido sin tener que abrirlos. Y si además añade la fecha al nombre del archivo (año, mes y día), dispondrá automáticamente de un listado de versiones de archivos en orden cronológico. Así sabrá de un vistazo cuál es el más actualizado.

Los archivos que ya no se necesitan habitualmente, normalmente porque el proyecto ha concluido, pueden archivarse de una vez y para siempre simplemente grabándolos en un DVD o en un disco duro externo.

Incluso puede dominar la avalancha diaria de mensajes de correo con un sistema de archivado bien pensado. Basta con abrir una subcarpeta para cada proyecto en curso en la bandeja de entrada. Los mensajes ya despachados se pueden guardar simplemente en el archivo correspondiente. Y los que no sean importantes, borrarse de inmediato. Este sistema permite crear una lista de tareas pendientes a partir de los mensajes presentes en la bandeja de entrada y conocer en todo momento qué tareas están en curso.

Períodos de conservación de la documentación legalmente establecidos

La mayoría de países disponen de normativas que regulan cuánto tiempo debe conservarse la documentación de una empresa, si bien en los actuales entornos electrónicos, esas normativas no sólo atañen a la documentación en papel. La mayoría de documentos y archivos importantes pueden archivarse también electrónicamente. Asegúrese de no borrar simplemente los mensajes de correo transcurrido cierto tiempo; deberían formar parte del sistema de archivo electrónico (guardado en un DVD o en un disco duro externo) bien estructurado y al día de la tecnología.