Soluciones

Los estudios realizados en oficinas demuestran que los archivos por colores reducen el tiempo de búsqueda en un 33 % o más.

Tres maneras en las que los colores del archivo pueden aumentar la productividad:

1. Asigna un color distinto a cada tema
La forma más evidente de ganar tiempo al archivar es utilizar colores para organizar la información por categorías para así identificarla de un vistazo. Por ejemplo, si eliges un color de archivo distinto para cada tipo de documentación de clientes (pedidos, entregas o facturas) se reducen las posibilidades de mezclarlos y traspapelarlos.

2. Pensar en bloques
Si utilizas un sistema de archivo colgante como, por ejemplo, los de Esselte, la mejor manera de organizar por temas será crear bloques de color en cada cajón. Así, si la organización es alfabética, todo lo que empiece por A podría asignarse a una carpeta azul, la letra B a una naranja y así sucesivamente. Agrupando carpetas del mismo color en el cajón es más fácil ver y encontrar el apartado correcto.

3. Multiplica por dos las posibilidades de organización por colores y archiva más rápido.
Las carpetas de colores Esselte utilizan un color más intenso en el exterior que en el interior. De modo que lo único que hay que hacer es darle la vuelta a la carpeta para multiplicar por dos las posibilidades de archivo.