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Cuando piensa en una presentación, la mayoría de la gente se imagina a una persona hablando al frente de un grupo. Pero una presentación también puede ser un documento escrito que podría incorporarse a la cubierta de un informe o guardarse en una carpeta.

Las presentaciones a menudo se benefician grandemente de las tecnologías disponibles hoy día, por ejemplo vídeo en movimiento u otras aplicaciones basadas en Internet para presentar las ideas de una pantalla de ordenador a otra.

Pero adopten la forma que adopten, las mejores presentaciones siempre son las escritas. Ya se trate de un informe anual presentado en una enorme sala repleta de ejecutivos corporativos, una presentación de diapositivas en un departamento o un informe trimestral impreso lleno de análisis de ventas, lo esencial es estructurar correctamente el pensamiento y utilizar las palabras adecuadas para exponer los puntos clara y convincentemente.

A continuación presentamos cinco estrategias que pueden contribuir a que las presentaciones sean convincentes y dejen huella:

Empieza con una frase interesante.

El objetivo es atraer la atención de la audiencia de inmediato, especialmente explicando algo que identifique enseguida. Una técnica de eficacia demostrada consiste en abrir la presentación con una cita conocida que guarde relación con el tema que va a tratar. Otra es empezar con una anécdota breve que podría ser divertida y basada en tu experiencia personal. Otra estrategia es llamar la atención presentando datos espectaculares o lanzando preguntas al estilo «¿sabías que...?» que pongan al público a pensar.

Estructura el texto mediante viñetas siempre que puedas.

Si la presentación es oral, lo más normal es que utilices dispositivas para complementar la exposición. No utilices párrafos largos o farragosos; es mejor que emplees viñetas y formes listas de lectura rápida. Lo dicho es válido para presentaciones impresas, en línea o en cualquier otro formato. Evita los párrafos largos y elaborados que podrían disuadir a los lectores y hacer que pasen por alto puntos importantes que desea transmitir.

Huye de los tecnicismos

Evita caer en la tentación de utilizar palabras y frases «de especialista» que puede que resulten muy habituales para tí pero que quizá descoloquen a la audiencia. Es más, el empleo de la jerga profesional o de expresiones muy coloquiales podría restar credibilidad y/o seriedad a la presentación.

Retoma a menudo el hilo conductor

Toda buena presentación tiene un tema principal. Quizá se trate de presentar las oportunidades de marketing de un nuevo producto o un nuevo departamento de la empresa. Siempre que sea posible recuerda a la audiencia en el material escrito cuál es el motivo principal de la presentación.

Despídete de la audiencia animándola a actuar

Los estudios demuestran que la conclusión de una presentación, más que ninguna otra parte, es lo más recordado por la audiencia. Así que al acabar la exposición, transmite al público lo que deseas que haga, por ejemplo adquirir hoy ese nuevo producto para que comprueben por ellos mismos cómo puede aumentar las ventas y los beneficios.