Soluciones

Los despachos de hoy viven inmersos en una actividad vertiginosa y la mayoría de personas parecen incapaces de encontrar un momento para archivar con regularidad. Aunque pueda parecer difícil, nuestra recomendación es archivar los documentos tan pronto se ha terminado con ellos.

Es una buena estrategia, por varios motivos. Veamos cinco de ellos:

1) Evita perder y traspapelar documentos. Cuanto más tiempo pase un documento en el escritorio, la estantería o cualquier otro sitio que no sea el archivo, mayores son las posibilidades de que termine mal archivado, enterrado, escondido o extraviado. Además, si dejas que los papeles se acumulen hasta formar una montaña de documentos por archivar aumentan las posibilidades de que se traspapelen.

2) Mantiene a buen recaudo la información confidencial. Son muchos los archivos que contienen información que no todo el mundo debería ver, como datos económicos, información sobre el personal o material confidencial destinado a clientes. Si no se archivan estos documentos enseguida aumenta la probabilidad de que la información vaya a parar a manos equivocadas.

3) Aumenta la productividad. Si todo se archiva correctamente en su lugar no tendrá que perder tiempo buscando cuando sus compañeros utilicen el archivo. De este modo su departamento, o quizá incluso toda la empresa, será más eficiente y productivo. En cualquier caso, facilitarás el trabajo.

4) Evita confusiones. Si los documentos se dejan aquí y allá en las mesas existe el riesgo de que se mezclen con otra información. Por eso es mucho más fácil a largo plazo archivarlos y etiquetarlos debidamente.

5) Libera espacio en el escritorio. En vez de dejar que los papeles se apilen hasta no tener sitio ni para moverse, archívalos de inmediato. Un escritorio despejado te hará sentirte mucho mejor al iniciar la jornada laboral.